Scheda tecnica

L’armonizzazione dei processi di rendicontazione della pubblica amministrazione, in coerenza con quanto previsto dal D.lgs 118/2011 e dai principi contabili Accrual, mira a consolidare e standardizzare la qualità e la quantità delle informazioni contenute negli inventari annuali. Impone a tutti gli Enti di avere una corretta gestione della Contabilità Economico Patrimoniale, che necessariamente presuppone una presa di coscienza concreta del proprio patrimonio, sia sotto l’aspetto fisico che economico. Per poter applicare una corretta gestione economico-patrimoniale, in sostanza, è indispensabile un inventario effettivamente descrittivo dei cespiti posseduti, dettagliato nei contenuti ed aggiornato al reale valore dei beni.

La predisposizione dell’inventario iniziale e il successivo aggiornamento tecnico e contabile, sono operazioni imprescindibili per l’ordinata tenuta della Contabilità Economico Patrimoniale, per la gestione delle entrate e delle spese direttamente correlate al Patrimonio e per il continuo aggiornamento della consistenza dei beni Mobili per categoria, localizzazione, consegnatario.

È fondamentale ragionare in termini di una suddivisione precisa dei beni dell’Ente, basata sulla normativa di riferimento — in particolare sull’allegato 4/3 del D.lgs 118/2011 — e coerente con i criteri di classificazione previsti dai principi contabili Accrual.

Le soluzioni proposte per semplificare il censimento e il continuo aggiornamento dell’inventario, nascono dall’esperienza maturata da Gies in 30 anni di collaborazione diretta con gli Enti Pubblici.

Servizio Censimento del patrimonio mobiliare

Forniamo un servizio completo per il censimento dell’inventario mobiliare.

Il nostro servizio si sintetizza principalmente nelle seguenti fasi di lavorazione:

  • Verifica delle necessità dell’Ente, delle sedi/aree da rilevare
  • Predisposizione di progetto dedicato
  • Controllo della documentazione e dei dati in possesso dall’Ente
  • Mappatura delle sedi da rilevare, con attribuzione codice univoco per ogni edificio/locale, su apposite planimetrie
  • Sopralluogo diretto presso le varie sedi, con etichettatura e catalogazione dei beni
  • Utilizzo delle etichette e del sistema a Radiofrequenza “RFId UHF”
  • Etichettatura differenziata con etichette adesive “fisiche” o “virtuali”
  • Censimento analitico del parco automezzi, con incrocio dei dati assicurativi, tassa circolazione ecc.
  • Verifica software e licenze di proprietà
  • Valorizzazione dei beni mobili ai fini del Bilancio (D.Lgs. 118/2011), tramite costo di acquisto o stima diretta dei cespiti
  • Controllo e gestione delle spese finanziate da contributo (ex conferimento)
  • Redazione dello Stato Patrimoniale (D.Lgs. 118/2011)

Servizio Aggiornamento annuale dell’inventario mobiliare

Forniamo un servizio completo per l’aggiornamento dei dati dell’inventario dei beni mobili, al fine di garantire la corretta gestione dei dati e la predisposizione degli elaborati previsti, in particolare dello Stato Patrimoniale, ai sensi delle vigenti disposizioni di Legge:

  • Il D. Lgs. 118/2011 e s.m.i.;
  • Il D. Lgs. 25 febbraio 1995, n° 77 – TUEL 267/2000 e il DPR 194/96;
  • Le varie circolari e disposizioni della Corte dei Conti;

Il servizio di aggiornamento del patrimonio mobiliare prevede le seguenti attività:

  • eventuale riclassificazione dei cespiti in base al piano dei conti Arconet;
  • importazione su BabylonWeb delle movimentazioni contabili concernenti i Piani Finanziari U.2.02 ed E.4.04;
  • generazione delle scritture economico-patrimoniali dell’esercizio per ogni singolo piano finanziario, U.2.02 e E.4.04;
  • analisi delle movimentazioni contabili, raffronto con il materiale ricevuto e collegamento delle variazioni patrimoniali alle rispettive liquidazioni ed accertamenti, con eventuale rettifica della scrittura in relazione all’effettivo cespite movimentato;
  • popolamento nel DB BabylonWeb dei dati di beni acquisiti nel corso dell’esercizio (es. nuovi acquisti, donazioni...);
  • registrazione delle operazioni di trasferimento (di competenza e/o localizzazione), dismissione e/o alienazione di beni mobili intercorse nell’anno di riferimento.
  • valorizzazione dei beni secondo quanto prescritto dalla normativa vigente e dal Regolamento Contabile dell’Ente, con calcolo in BabylonWeb del piano di ammortamento analitico per ogni movimento contabile, visualizzabile aggregato per cespite;

Il servizio prevede inoltre, se necessario, l’etichettatura dei beni mobili acquisiti in ogni esercizio – periodo, e la revisione – riallineamento della consistenza e localizzazione dei beni mobili.

La gestione annuale dei contributi agli investimenti prevede l’impostazione in BabylonWeb della “composizione” del finanziamento per ogni impegno/sub, intero o pro quota, con calcolo automatico della quota di ammortamento attivo, con metodo del ricavo pluriennale.
Al termine dell’aggiornamento procediamo con la rendicontazione finale e la consegna degli elaborati (Stato Patrimoniale, Quadro delle variazioni patrimoniali e registro dei beni mobili al 31/12 dell’esercizio aggiornato)

Software BabylonWeb inventario (beni mobili)

Logo BabylonWeb inventario beni mobili

Lo strumentoBabylonWeb Inventario Beni è un modulo della suite BabylonWeb, che si prefigge l’obiettivo di gestire il patrimonio mobiliare e/o immobiliare dell’Ente, sia dal punto vista tecnico che dal punto di vista finanziario, per la produzione integrata dello Stato Patrimoniale, in base ai dettami del D. Lgs. 118/2011 “Armonizzazione Contabile”.
Il modulo BabylonWeb Inventario Beni consente la formazione di archivi storici utili alla ricostruzione delle movimentazioni intervenute a titolo di trasferimento di localizzazione, di responsabilità (consegnatario) o entrambe.
Il modulo è erogato in SaaS (sotto forma di servizio tramite connessione Internet) o installato in locale (sui pc o server dell’Ente).
Agevola le attività grazie ad un’interfaccia intuitiva e attraverso procedure guidate. Il sistema di controllo della congruità dei dati (quadrature, etc.) annulla ogni margine di errore. Rappresenta un valido aiuto e supporto alle attività dell’Amministrazione Pubblica per il continuo aggiornamento tecnico/contabile dell’Inventario.

BabylonWeb Utilizza il sistema e le etichette a Radiofrequenza “RFId UHF”

In abbinamento alla licenza, forniamo all’Ente:

  • formazione, al personale dell’Ente, all’utilizzo di base della procedura;
  • assistenza e manutenzione della piattaforma per tutta la durata del servizio e sino al completo aggiornamento periodico dell’inventario.

Tra le funzionalità per l’Inventario Mobiliare:

  • Possibilità di utilizzo in sede di rilevazione, anche con etichette a Radiofrequenza “RFId-UHF”;
  • Possibilità di utilizzo per l’aggiornamento ordinario, con inserimenti multipli guidati;
  • Archivi dedicati alle localizzazioni, centri di Responsabilità, catalogazione multilivello;
  • Valorizzazione singolo cespite, gruppi merceologici, evidenza ammortamenti e modico valore;
  • Trasferimento, per causali, dei beni fra diversi Consegnatari e/o tra diversi locali;
  • Scarico, per causali, dei beni dismessi, demoliti, alienati;
  • Produzione automatizzata di verbali di dettaglio (es carico/scarico e per Consegnatario Mod. 24);
  • Gestione con storico giornaliero degli spostamenti e dei subentri dei Consegnatari, Sub-Consegnatari;
  • Collegamento coi più diffusi software di contabilità, per la gestione integrata dell’Economica Patrimoniale;
  • Possibilità di gestione per differenti tipologie omogenee di beni (automezzi, beni artistici, beni “informatici”, ecc.), utilizzando un unico database;
  • Composizione e stampa personalizzata delle etichette adesive, sia tradizionali che RFId;
  • Gestione dell’archivio documentale di ogni bene (associazione ad es. della fattura di acquisto, carta di circolazione, libretti istruzione, garanzia ecc.).

Approfondimento L’inventario beni mobili con tecnologia a radiofrequenza “RFId” - UHF

  • Lo strumento
    GIES srl, forte del know-how acquisito con l’esperienza, si pone in modo serio e professionale di fronte alle sfide del progresso tecnologico nel campo dell’RFId.
    GIES srl ha costruito una serie di applicazioni basate sulla tecnologia RFId, inserite in una suite, permettendo di ottenere una interfaccia applicativa che si integra con il proprio sistema gestionale o ERP.
    L’adozione di tecnologia RFId consente di migliorare le performance delle funzioni garantendo un estremo livello di affidabilità dei sistemi di lettura. La peculiare composizione delle etichette rende possibile un’interazione di scrittura/lettura a distanza (fino a 4 mt. ca.) utilizzando un dispositivo portatile.
    In ogni etichetta viene inserito all’interno del TAG RFId un codice-cliente unico che, in fase di rilevazione, verrà associato alla categoria, specie e sottospecie del bene rilevato. In ogni etichetta viene inoltre inserito il codice di localizzazione, indispensabile per riconoscere i beni provenienti da altri locali in sede di successiva revisione, permettendo di verificarne la corretta ubicazione e di individuare eventuali spostamenti.
    GIES srl si serve di etichette con antenne passive che, non avendo alcuna forma di alimentazione interna, traggono l’energia per attivarsi dall’onda elettromagnetica emessa dal reader.
    La revisione dell’inventario diviene facile e veloce; tramite la BabylonApp si procede automaticamente all’aggiornamento del DB, al trasferimento dei beni nei locali in cui sono stati rinvenuti con produzione dei verbali, e proposta di scarico di quelli non rintracciati, garantendo una elevata velocità di esecuzione e la massima precisione possibile.

  • Le principali caratteristiche applicate da GIES alla RFId:

    1. Il tag non è scrivibile da terze parti che operano con la radiofrequenza per altri scopi;
    2. Il codice cliente determina con certezza e univocità l’appartenenza del bene ad un solo inventario;
    3. Nel medesimo locale possono coesistere beni di diversa proprietà senza che si crei alcuna confusione;
    4. Il codice di localizzazione permette di verificare la corretta ubicazione dei beni e di individuare eventuali spostamenti;
    5. I tag sono leggibili dal reader in un’area di 4 metri di raggio;
    6. Non necessita di una lettura visiva diretta, si possono posizionare i tag anche all’interno dei beni;
    7. L’identificazione e la verifica del segnale dei tag avvengono in 1/10 di secondo;
    8. La tecnologia RFId-UHF consente di leggere e trasmettere al sistema informativo patrimoniale il codice di decine (o centinaia) di etichette in pochi secondi;
    9. I tag possono contenere informazioni molto articolate sull’oggetto cui sono associate (tipo di bene, descrizione, numero inventario, rappresentazione fotografica, etc.);
    10. Su richiesta del committente è possibile riportare il codice a barre nella grafica dell’etichetta.